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08.11.2017 - Fachartikel - Software
Formularerstellung im AkquiseManager
(Initiative Mittelstand)
Schnelles Sammeln von Informationen, zeitsparende Verarbeitung, kostengünstig, schnell reproduzierbar und auswertbar, sowie übersichtliche Datenarchivierung durch einheitliche Formate… Klingt effizient? Ist es auch! Und weil wir vom AkquiseManager-Team alles Effiziente lieben, haben wir genau deswegen die Erstellung und Bearbeitung von Formularen in unserem CRM-System aufgenommen!
Für jeden Zweck das passende Formular – der AkquiseManager macht‘s möglich
Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ämter und Behörden so gerne mit Formularen arbeiten? Nicht um den armen Bürger damit ärgern zu wollen, sondern aus einem ganz einfachen anderen Grund: Das für jeden Verwendungszweck standardisierte Formular ist und bleibt nun einmal die beste Möglichkeit, schnell viele verschiedene Informationen in einem einheitlichen Format abzufragen und dabei am besten keine Eventualitäten außer Acht zu lassen. Aufgrund der immer identischen Form der Schriftstücke ist dann auch deren Bearbeitung besonders leicht und kostete im Vergleich zu individuellen Informationszusammenstellungen erheblich weniger Zeit.
Schnelles Sammeln von Informationen, zeitsparende Verarbeitung, kostengünstig, schnell reproduzierbar und auswertbar, sowie übersichtliche Datenarchivierung durch einheitliche Formate… Klingt nicht nur recht effizient, sondern ist es auch! Darum können AkquiseManager-Kunden die Informationsflut, wie Sie mit den verschiedensten Aufgaben wie Bestellungen, Adressänderungen, Vertragsübernahmen, Datenabgleichungen, internen Genehmigungsprozessen, etc. einhergeht, ganz leicht durch die Formularerstellung kanalisieren und bändigen.
Für jeden Anlass und Zweck können Sie sich im Handumdrehen selbst unterschiedliche Formularvorlagen erstellen und diese zur Verwendung innerhalb Ihres Unternehmens freigeben. Wählen Sie zwischen verschiedenen Eingabefeldern, wie z.B. einfachen Textfeldern, mehrstelligen (Dezimal-) Zahlen oder interaktiven Checkboxen. Die Ausstattung der Felder mit Beschreibungstexten oder Tooltipps, die erscheinen, wenn man mit der Maus über das Feld fährt, sind ebenfalls für die Ausgestaltung verfügbar. Weitere Einstellungen hinsichtlich des Layouts oder des „Verhaltens“ der Eingabeflächen, sowie zu gewünschten Vorbelegungen, runden das Gestaltungsangebot ab.
Der Einsatz von Formularen beim Kunden
Für die Demonstration der Verwendung eines selbst erstellten Formulars gehen wir von folgendem Szenario aus: Wegen einer Umfirmierung möchte die Betreibergesellschaft eines Hotels den Vertrag für die Lieferung von Backwaren an ihren Nachfolger übergeben. Die neue Firma wird den Betrieb unter ihrer Führung nahtlos übernehmen. In der Rolle des Lieferanten, der Firma Ofenfrisch GmbH, übersenden Sie nun den beiden Parteien ein vorgefertigtes Formular für die gewünschte Vertragsübernahme. Dies bewerkstelligen Sie in wenigen einfachen Schritten:
1. Öffnen Sie im Datensatz des Kunden über den Button „Formular“ das Fenster für die Formularauswahl.
2. Wählen Sie die Formularart und den zu verwendenden Ansprechpartner aus.
3. Anschließend werden Sie in die Eingabemaske des Formulars weitergeleitet. Es handelt sich hier um einen zweigeteilten Bereich.
• Links haben Sie die Möglichkeit, Eintragungen in das Formular vorzunehmen, beispielsweise zum zukünftigen Vertragspartner, sollte Ihnen dieser schon bekannt sein.
• Auf der rechten Seite können Sie allgemeine Daten hinsichtlich des gerade erstellten Formulars einsehen, wie dessen Bearbeitungsstatus, bei welcher Firma es gerade zum Einsatz kommt oder die Bestandteile der automatischen Vervollständigung.
4. Speichern Sie das Formular nach der fertigen Bearbeitung über den entsprechenden Buttonn ab, um die Eintragungen abzuschließen.
Tipp:
Die Felder des bisherigen Vertragspartners müssen nicht einmal manuell ausgefüllt werden, denn die dort notwendigen Informationen können Sie vom AkquiseManager auf Wunsch sogar automatisch ergänzen lassen.
Klicken, bearbeiten, verschicken, fertig! Nach diesen einfachen Schritten ist die Erstellung eines Formulars bei einem Kunden auch schon beendet. Sie haben die Wahl zwischen dem klassischen Postversand mit vorhergehendem Ausdruck oder der Zustellung auf dem elektronischen Weg in Form einer E-Mail mit angehängter PDF-Datei.
Nach dem Speichern können Sie ganz bequem über eine Menüleiste im Kundendatensatz
- eine Übersicht aller beim Kunden erstellten Formulare aufrufen.
- eine nochmalige Bearbeitung vornehmen.
- das Formular als editierbares PDF direkt über das Nachrichten-System, z.B. als E-Mail-Anhang, verschicken.
- das PDF über den gleichnamigen Button zum Druck öffnen.
- den Status des Formulars ändern.
- in eine Übersicht aller bei allen Kunden angefertigter Formulare gelangen.
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Wenn auch Sie von den Fähigkeiten des AkquiseManagers, z.B. der Formularerstellung, profitieren möchten, dann besuchen Sie www.akquise-software.de und erhalten alle Informationen rund um das CRM-System. Registrieren Sie sich für eine kostenlose Testversion mit Einführungs-Präsentation. Auch telefonisch steht Ihnen das AkquiseManager-Team unter 09454 9490542-0 gerne zur Verfügung.
