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07.03.2014 - IT - Software
'Scan-to-Process'
Papierbasierte Informationen in elektronische Workflows integrieren
Klaus Schulz ist Manager Product Marketing
EMEA bei PFU Imaging Solutions,
Foto: PFU Imaging Solutions
EMEA bei PFU Imaging Solutions,
Foto: PFU Imaging Solutions
Immer mehr Unternehmen – vom Einmannbüro bis zum Weltkonzern – scannen deshalb Papierdokumente konsequent ein. Dokumentenscanner befreien die Informationen aus ihrem Papiergefängnis und stellen sie mit allen Vorteilen der IT elektronisch bereit: Sie sind durchsuchbar, mehrfach verwendbar, verlustfrei zu kopieren und lassen sich direkt elektronisch weiterverarbeiten. Das neue Scanner-Paradigma heißt daher 'Scan-to-Process' und bezeichnet die Integration von Informationen auf Papier in die Arbeitsabläufe eines Unternehmens. Während der Scan-Vorgang früher den Abschluss eines papierbasierten Vorgangs bildete, steht er heute am Anfang eines elektronischen Geschäftsprozesses, an den sich das Dokumentenmanagement nahtlos anschließt.
Die Frage, vor der Unternehmen heute stehen, lautet: Wie bringe ich papierbasierte Informationen möglichst effizient in die geschäftlichen Abläufe des Unternehmens ein, so dass sie sofort über IT-Applikationen nahtlos verarbeitet werden können? Zwar sind Scanner heute aus den meisten Unternehmen nicht mehr wegzudenken, doch Scannen ist nicht gleich Scannen. Vielerorts ist es gängige Praxis, die Dokumente zentral innerhalb einer Abteilung zu scannen und in digitalen Archiven zu speichern. Der Nutzen für andere Bereiche ist dabei gering. Effiziente Unternehmen hingegen scannen ihre Dokumente viel früher und damit effizienter. „Es gab bislang zwei Konzepte zur elektronischen Erfassung mit Papierdokumenten“, weiß Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA, PFU Imaging Solutions. „Entweder wurden sie am Ende einer Prozesskette an zentraler Stelle im Back Office gescannt und statisch archiviert. Oder einzelne fachkundige Mitarbeiter scannten sie am Anfang einer Prozesskette dezentral an ihren Arbeitsplätzen, wo sie auch nur für sie allein von Nutzen waren.“
Wirklich effizient ist weder der eine noch der andere Ansatz. Ein drittes Konzept wurde mit der Einführung der neuen Kategorie der Fujitsu Arbeitsplatzscanner sowie der ScanSnap-Serie im Jahr 2001 als neue Klasse von Scannern immer populärer: Dokumente werden von jedem Mitarbeiter zentral im Front Office oder dezentral an den Arbeitsplätzen gescannt, automatisch digital abgelegt und per Knopfdruck in produktive Folgeprozesse integriert. Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management (ECM) schließen sich nahtlos an. Zudem kann eine frühzeitige Eingliederung von Papier in die digitale Prozesskette nicht nur die Arbeitseffizienz steigern, sondern sogar direkte Zusatzerträge bringen – zum Beispiel im Falle von Skonto-Abzügen auf Rechnungen von Lieferanten.
In einer Zeit, in der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse aufgrund wirtschaftlich schwieriger Rahmenbedingungen kosteneffizienter gestalten müssen, setzt der Scan-to-Process-Ansatz einen maßgeblichen Trend. Die papierbasierten Prozesse können damit erstmals konsequent an die Möglichkeiten der IT-Infrastruktur im Unternehmen, und zunehmend auch in der Cloud, angepasst werden.
Das Erfassen der papierbasierten Information ist ein wichtiger Schritt zu einem unternehmensweiten Wissensmanagement. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass es sich lohnt, Informationen als Wirtschaftsgut gezielter und auch wiederholt bereitzustellen. Da heute noch immer ein großer Teil der unternehmensrelevanten Daten auf Papier gefangen bleibt, verbessert dieses Vorgehen nicht nur den Zugang zum gesamten Unternehmenswissen, sondern hilft auch, die Schlüsselressource Know-how besser zu organisieren. Dabei gilt: Je treffsicherer gesuchte Informationen im System gefunden werden, desto größer die Akzeptanz der Mitarbeiter für solche Anwendungen.
Die Vorteile eines frühzeitigen Übergangs von Papier zur Datei in den Arbeitsabläufen liegen auf der Hand: Die Kosten sinken, die Prozesse werden schlanker, die Mitarbeiter haben besseren Zugang zum Unternehmenswissen und die abteilungs- beziehungsweise organisationsübergreifende Zusammenarbeit wird gefördert. An welcher Stelle genau ein Dokument allerdings einem digitalen Prozess zugeführt werden sollte, richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen im Unternehmen und der Ausprägung der definierten Abläufe. „Es ist wichtig zu verstehen, dass bestehende Prozesse nicht zwingend geändert werden müssen, denn häufig haben sich diese ja in der Praxis bewährt“, rät Schulz. „Es sollte beim Thema 'Scan-to-Process' also immer darum gehen, diese Abläufe zu beschleunigen, Fehlerquellen zu minimieren und die einzelnen involvierten Mitarbeiter zu entlasten. Und das funktioniert dann am besten, wenn es jedem Mitarbeiter, Geschäftspartner und unter Umständen sogar Kunden ohne Erklärungs- und Schulungsaufwand möglich ist, Dokumente quasi auf Knopfdruck einzuscannen.“
http://scanners.fcpa.fujitsu.com/... Die zehn wichtigsten Fragen zur richtigen Umsetzung von Scan-to-Process:
1. Welcher Einzelvorgang lohnt sich am ehesten für die Umstellung von analog auf digital? (zum Beispiel Eingangspost)
2. Können Papierdokumente früher erfasst werden? Wenn ja, an welcher Stelle?
3. Wie viele Dokumente sind täglich zu scannen? Und welcher Art sind sie?
4. Wie viel Zeit steht dafür zur Verfügung?
5. Welche Scannerklasse eignet sich für diese Zwecke am ehesten?
6. Ist das Gerät intuitiv ohne großen Schulungsaufwand von allen Mitarbeitern bedienbar?
7. Auf welcher Ebene soll vorwiegend gescannt werden: Arbeitsplatz, Abteilung oder zentral? Oder sogar mobil von unterwegs aus?
8. Können bestehende Arbeitsroutinen beibehalten oder müssen neue etabliert werden?
9. Sind bei Verwendung von Netzwerkscannern alle nötigen Sicherheitsmaßnahmen getroffen?
10. Sind die Mitarbeiter informiert, involviert und motiviert, den Wandel hin zu 'Scan-to-Process' zu vollziehen'?
