07.02.2008 - Schwerpunkt E-Mail Archivierung
Die besten DMS für den Mittelstand
Redaktionsspecial der Initiative Mittelstand
(Initiative Mittelstand) Die Initiative Mittelstand stellt vor: die besten Dokumentenmanagementsysteme für den Mittelstand. Der Schwerpunkt liegt auf den Themen E-Mail Archivierung, Integration in vorhandene Systeme und die Unterstützung des Workflows. Aus den zahlreichen Einsendungen stellt die Redaktion eine kleinere Lösung für die reine E-Mail-Archivierung sowie drei klassische DMS vor und wagt mit zwei Beispielen einen Blick über den Tellerrand hinaus.
Definition: Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
Dokumentenmanagementsysteme dienen der Verwaltung elektronischer Dokumente. Ein Dokument im Sinne des DMS ist alles, was sich als Datei darstellen lässt: Briefe, Verträge, Präsentationen oder E-Mails. DMS ermöglichen es, Dokumente aller Art zentral zu speichern, falls notwendig revisionssicher zu archivieren und mittels Suchfunktionen schnell wiederaufzufinden. Darüber hinaus können sie Arbeitsabläufe im Unternehmen unterstützen und in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden werden. Folgende sechs Lösungen haben sich in der Redaktion besonders hervorgetan:
ARTEC Computer GmbH, EMA – E-Mail Archive Appliance
Bei der EMA handelt es sich um eine Komplettlösung zur E-Mail-Archivierung inklusive Hardware und Software mit einem geringen Einrichtungs- und Wartungsaufwand. Die Lösung kann an gängige E-Mail-Systeme angebunden werden und zum Dokumentarchiv erweitert werden. Außerdem ermöglicht die Lösung die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Speicherung digitaler Unterlagen. Das Programm ist in erster Linie für einfache Archivierungsaufgaben gedacht.
Weitere Infos zu EMA unter: http://www.artec-it.de/...
Bitfarm Informationssysteme GmbH, bitfarm-Archiv
Beim bitfarm-Archiv handelt es sich um ein DMS auf Open-Source-Basis. Die Grundfunktionen lauten Dokumentenarchivierung, -versionierung und –suche. Hinzu kommt eine revisionssichere Speicherung. bitfarm-Archiv lässt sich einfach in Word, Excel, Outlook einbinden und an eine ERP-Software anbinden. Das Programm ist auch bestens zur Unterstützung von Workflows in Unternehmen geeignet. Die Besonderheit ist sicherlich, dass bitfarm-Archiv auf zahlreichen Open-Source-Komponenten aufbaut und dadurch vergleichsweise geringe Lizenzkosten auf den User zukommen.
Weitere Informationen über bitfarm-Archiv unter: http://www.bitfarm-archiv.de/
ELO Digital Office GmbH, ELOoffice / ELOprofessional / ELOenterprise
ELOoffice / ELOprofessional / ELOenterprise bietet die üblichen DMS-Funktionalitäten wie Archiv, Suche und revisionssichere Speicherung. Die Besonderheit dieser Lösung ist, dass es für sämtliche größenmäßig sehr unterschiedlichen Zielgruppen vom Einzelplatz und dem sehr kleinen Netzwerk bis hin zu großen Unternehmen bestens geeignet ist.
Weitere Infos zu ELO unter: http://www.elo-digital.de/
GSD Software mbH, DOCUframe
Bei DOCUframe handelt es sich um ein DMS eher für kleinere bis mittelgroße Firmen, mit einfacher Anbindung an das Finanzbuchhaltung- und ERP-System aus dem eigenem Haus sowie Drittsysteme. Auch diese Lösung beinhaltet die üblichen DMS-Funktionalitäten und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung sowie eine Anbindung an ERP-Systeme. Mit integriertem Mailclient, Adressverwaltung, Terminplaner, CRM-Unterstützung sowie Projekt- und Vorgangsverwaltung bietet es eine Rundumlösung zur Unternehmenskommunikation. Dies ermöglicht die Zuordnung von Dokumenten aller Art zu Adressen, Projekten, und Kunden sowie die Unterstützung von Funktionen wie dem Faxversand oder der automatischen Telefonanwahl anhand der gespeicherten Adressen.
Ausführliche Infos über DOCUframe unter: http://www.gsd-software.com/...
iqs Software GmbH, DocumentCenter / KnowledgeCenter
Dieses DMS bietet neben den Standard-Funktionalitäten (DocumentCenter) eine Wissens- und eine Skill-Datenbank (KnowledgeCenter). Zusammengehörige Dokumente können verknüpft werden und die Zusammenhänge grafisch dargestellt werden. Zu sämtlichen Dokumente können Kommentare verfasst werden. Das Programm macht keine Vorgaben, die Ablagestruktur lässt sich frei definieren. Hinzu kommt die Anbindung externer Informationsquellen, wie Datenbanken und unstrukturierte Daten. Die Skill-Datenbank bietet aus dem Programm heraus einen Überblick über die Fähigkeiten und den Wissenstand aller Mitarbeiter.
Weitere Informationen zu iqs Software unter: http://www.iqs.de/...
SER Solutions Deutschland GmbH, Doxis ICC
Doxis ICC ist kein DMS- oder Archivsystem, sondern bietet eine automatische E-Mail-Klassifikation, welche aber besonders bei der Verwendung in Kombination mit einem bestehenden DMS interessant ist. Doxis ICC ermittelt automatisch in welchem geschäftlichen Kontext Mails stehen, also zu welchem Vorgang /Geschäftsvorfall / Kunden eine Mail gehört. Dadurch ist weniger manuelle Sortierung notwendig und es entstehen einheitliche Ablagestrukturen. Die Ablage relevanter Mails in einem DMS im korrekten Zusammenhang und das Anstoßen von Abläufen anhand eingehender E-Mails kann somit automatisch erfolgen.
Weitere Infos über Doxis unter: http://www.ser.de/...
