Mittelstandspresse
27.08.2026
Inventur mit vorhandenem Personal: So zählen Einzelhändler effizient mit dem eigenen Team
Warum die Inventur mit eigenen Mitarbeitenden oft mehr Prozesswissen, Kontrolle und Flexibilität bietet als externe Zählteams
Hamburg, 27.08.2026 (PresseBox) - Für die Inventur im Einzelhandel müssen nicht zwangsläufig externe Zählteams eingesetzt werden. Gerade Filialunternehmen verfügen bereits über eine wichtige Ressource: Mitarbeitende, die Sortiment, Verkaufsfläche, Lagerbereiche und typische Besonderheiten ihres Standortes kennen. Wird dieses Wissen mit einer digitalen Inventur Software, mobilen Erfassungsgeräten und einer zentralen Fortschrittskontrolle verbunden, kann die Inventur mit dem vorhandenen Personal strukturiert und effizient durchgeführt werden.
Der entscheidende Unterschied liegt dabei weniger darin, wer zählt, sondern wie der Prozess organisiert ist. Ohne klare Zählbereiche, digitale Aufgabenverteilung und transparente Fortschrittskontrolle entsteht auch mit erfahrenen Mitarbeitern schnell Abstimmungsaufwand. Eine digitale Inventurlösung macht aus verfügbaren Filialteams dagegen einen steuerbaren Inventurprozess.
Zählbereiche vorbereiten und vorhandenes Personal gezielt einsetzen
Am Anfang steht die Aufteilung der Verkaufs- und Lagerflächen in eindeutig definierte Zählbereiche. Regale, Warengruppen, Nebenlager, Aktionsflächen oder Außenbereiche werden so strukturiert, dass klar ist, welche Bestände bereits erfasst wurden und welche noch offen sind.
Über einen zentralen WebDesk können Inventurverantwortliche Zählaufträge vorbereiten und den jeweiligen Mitarbeitern oder MDE-Geräten zuordnen. Auch eine KI-gestützte Bildung oder Optimierung von Inventurbereichen bietet künftig Potenzial: Historische Prozessdaten, Flächengrößen, Artikelstrukturen und bisherige Bearbeitungszeiten können genutzt werden, um Zählbereiche möglichst ausgewogen zuzuschneiden.
Das Ergebnis ist eine klare Aufgabenverteilung. Mitarbeitende wissen, wo sie beginnen, welchen Bereich sie verantworten und wann ihre Aufgabe abgeschlossen ist. Gerade bei mehreren gleichzeitig eingesetzten Teams reduziert das Doppelzählungen und unbeabsichtigt ausgelassene Bereiche.
Eigene Mitarbeiter zählen und vorhandenes Filialwissen nutzen
Externe Inventurkräfte müssen sich zunächst in einen Standort einarbeiten. Das eigene Personal kennt dagegen häufig bereits Sonderflächen, Rücklager, schwer zugängliche Warenbestände oder Artikel, die wegen Größe, Verpackung oder Varianten besondere Aufmerksamkeit erfordern.
Dieses Prozesswissen kann vor allem in Sortimenten mit vielen Varianten, wechselnden Aktionsflächen oder mehreren Lagerorten wertvoll sein. Die Mitarbeiter müssen nicht erst erklären lassen, wo Retouren stehen, welche Ware zum Verkaufsbestand gehört oder welche Bereiche separat behandelt werden.
Verfügt ein Händler grundsätzlich über ausreichend eigenes Personal, kann die digitale Organisation des Teams die Inventur effizient unterstützen. Zusätzlicher externer Koordinationsaufwand entfällt, während vorhandenes Standort- und Sortimentswissen direkt in die Inventur einfließt.
Inventur App und MDE für die direkte digitale Erfassung
Während der eigentlichen Zählung erfassen Mitarbeiter Artikel mit einer Inventur App auf MDE-Geräten oder geeigneten Smartphones. Barcodes werden gescannt, Mengen eingegeben und die Daten dem vorgesehenen Inventurbereich zugeordnet. Manuelle Papierlisten und spätere Übertragungen können dadurch entfallen.
Für zeitlich begrenzte Spitzen muss ein Unternehmen nicht dauerhaft eine große Geräteflotte vorhalten. Zusätzliche MDE-Geräte von Herstellern wie Zebra, Honeywell oder Datalogic können für die Inventur gemietet und vorkonfiguriert bereitgestellt werden. Ein Mobile Device Management unterstützt zusätzlich dabei, Anwendungen, Konfigurationen und Gerätestatus zentral zu verwalten.
Damit entsteht ein skalierbarer Ansatz: vorhandenes Personal wird eingesetzt, während zusätzliche technische Kapazität nur für den tatsächlichen Inventurzeitraum bereitgestellt wird.
Fortschritt kontrollieren und Engpässe frühzeitig erkennen
Der Vorteil der digitalen Inventur Software endet nicht beim Scan. Im WebDesk kann die Inventurleitung nachvollziehen, welche Aufträge bearbeitet oder abgeschlossen wurden und wo noch Zählbedarf besteht. Bleibt ein Bereich zurück, können Mitarbeiter gezielt umverteilt werden, anstatt erst am Ende der Inventur festzustellen, dass Flächen fehlen.
Kontrollzählungen und Nachbearbeitungen lassen sich ebenfalls strukturiert durchführen. Anschließend stehen die erfassten Daten für Export, Übergabe an das ERP-System und weitere Auswertungen zur Verfügung. Prozessdatenanalyse und Business Intelligence können darüber hinaus zeigen, wo lange Bearbeitungszeiten, ungewöhnliche Mengen oder wiederkehrende Auffälligkeiten entstehen.
Aus einer einmaligen Bestandsaufnahme wird damit eine Datenbasis für die Vorbereitung der nächsten Inventur.
Praxistipp: Nicht mehr Personal einplanen, sondern den vorhandenen Einsatz besser strukturieren
Bevor zusätzliche externe Zählkräfte gebucht werden, lohnt sich ein Testlauf mit einem repräsentativen Filialbereich. Zählzonen definieren, Mitarbeiter digital zuweisen, mit der Inventur App erfassen und anschließend Bearbeitungszeit sowie offene Bereiche im WebDesk prüfen. So lässt sich früh erkennen, wie weit das vorhandene Team mit klarer Prozesssteuerung tatsächlich kommt und an welcher Stelle zusätzliche Mitarbeiter oder Mietgeräte wirklich benötigt werden.
Sie möchten Ihre Inventur mit vorhandenem Personal effizienter organisieren? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur Software, mobilen Zählaufträgen und MDE-Mietgeräten. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.
Ansprechpartner
Vertrieb
+49 (5062) 900-0
Über Cosys Ident GmbH:
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Datei-Anlagen:
(98 kB)
1624983.attachment
Inventur mit vorhandenem Personal
- Mehr Infos zu dieser Meldung unter www.pressebox.de
- zurück zur Übersicht
