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28.01.2014 - Ratgeber - Software
Ratgeber zu Abonnement-Abrechnungen
Outsourcing der Aufgaben, Gestaltungsmöglichkeiten, Kundenvertrauen
(Initiative Mittelstand) Im Alltag westlicher Gesellschaften sind Abonnements schon seit Jahrzehnten fest verankert. Doch durch die Globalisierung, den Aufstieg des Internets und der mobilen Endgeräte sind die Angebote immer genauer auf die Bedürfnisse des jeweiligen Abonnenten zugeschnitten.
Generell wird die Abonnement-Abrechnung von Software übernommen. Aber die Programme zur Kundenverwaltung, auch Customer Relationship Management (CRM) genannt, sind wiederkehrenden Zahlungen und Kundenabrechnungen teilweise nicht gewachsen.
Dabei spielt es vom technischen Standpunkt keine Rolle, ob es sich um Vereinsbeiträge, Raten für Autos oder Häuser, Festnetz- oder Internetflatrates oder kostenpflichtige Downloads handelt. CRM-Anwendungen dienen zur Aufnahme von Kundendaten und der Dokumentation aller Kontakte mit ihnen. Aber wiederkehrende Zahlungen oder Kundenabrechnungen müssen zuweilen jeden Monat neu eingegeben werden.
Das Outsourcing von Abonnement-Aufgaben an externe Dienstleister
Daher haben es sich spezialisierte Dienstleister wie Pactas zur Aufgabe gemacht, Abonnement-Unternehmen aller Art bei den Aufgaben rund ums Abo zu unterstützen. Die Dienstleister agieren hierbei als Software as a Service (SaaS)-Anbieter. Das bedeutet, dass sie als externe Spezialisten den Firmen, die das Abonnement an ihre Kunden vermitteln, ihre Infrastruktur, ihre Kapazitäten und ihr Know-How zur Verfügung stellen.
Solche Buchhaltungsdienstleister helfen Unternehmen etwa bei
• der Optimierung von Tarifen
• der Ausrichtung auf den Kundennutzen
• der sicheren Übertragung der Kundendaten
• der Verwaltung der Abo-Modelle
• der Integration von Self-Service-Lösungen auf der Webseite ihrer Klienten
• dem Sammeln sowie der Analyse von Informationen über die Nutzung durch die Kunden
Die Betriebe, die solche IT-Dienstleister nutzen, können meist deren Angebot eine Weile lang kostenlos ausprobieren oder einen Demo-Termin vereinbaren. Die Beliebtheit des Outsourcens an solche Anbieter steigt ständig an. Dies liegt auch daran, dass die Unternehmen nur für die Dienste zahlen müssen, die sie tatsächlich in Anspruch nehmen. Zudem sind die IT-Dienstleister Spezialisten auf ihrem Gebiet. Gerade bei kleineren oder mittleren Unternehmen fehlt häufig das Geld, einen eigenen Fachmann oder gar eine Abteilung für die Abonnement-Aufgaben einzurichten. So sind IT-Dienstleister eine sinnvolle Alternative.
Wie gewinnt man das Vertrauen von Abo-Kunden?
Im Rahmen eines guten Customer Relationship Managements ist jedes Abonnement wichtig. Neukunden, die einen Vertrag aufnehmen, haben Fragen, für die ein unkomplizierter, hilfreicher Service zur Verfügung stehen sollte. Ist dieser, die mittel- und langfristige Preisgestaltung sowie das Produkt oder die Dienstleistung selbst in Ordnung, kann der Neukunde zum Stammkunden werden. Da es um das Geld der Kunden geht, sollte ganz allgemein eine zuverlässige, präzise und transparente Abrechnung selbstverständlich sein.
Bei der Gestaltung gibt es viele Möglichkeiten. Diese sollten in einer globalisierten Wettbewerbsgesellschaft auch ausgeschöpft werden. Abo-Verträge können beispielsweise
• ohne Mindestvertragslaufzeit abgeschlossen werden
• flexible oder dynamische Laufzeitmodelle beinhalten
• zunächst als Probe-Abonnement („Trial“) angeboten werden
• Freikontingente beinhalten
• nach einer gewissen Laufzeit für den Kunden Vergünstigungen bereithalten
Abschlussbemerkung
Um im weltweiten Wettbewerb zu bestehen, ist es gerade für kleinere und mittlere Unternehmen sinnvoll, aufwändige Abo-Abrechnungen auszulagern. Zahlreiche SaaS-Dienstleister bieten in diesem speziellen, jedoch auch in vielen weiteren Bereichen der Buchhaltung oder Kundenpflege, ihre Dienste an. Aufgrund der Fachkenntnisse der Anbieter sowie der fairen Preisgestaltung sollten Firmen, denen die Spezialisten für diese Aufgaben fehlen, diese Möglichkeit in Betracht ziehen.
