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26.05.2017 - Fachartikel - Software
12 gute Argumente für die digitale Archivierung
Kleine und mittelgroße Unternehmen sind grundsätzlich bereit Unterlagen elektronisch aufzubewahren. Der weitaus überwiegende Teil erkennt auch die zahlreichen Vorteile der digitalen Archivierung. Dennoch zögern etliche KMU mit der Einführung eines elektronischen Archivierungssystems.
Was ist digitale Archivierung?
Digitale Archivierung bedeutet grundsätzlich die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Dabei kann es sich um digitalisierte, ehemals papiergebundene Dokumente handeln, es können aber auch bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente archiviert werden, zum Beispiel E-Mails, elektronische Rechnungen oder Bilddateien.
Die digitale Archivierung ist wesentlich kostengünstiger und besser zur langfristigen Aufbewahrung von Informationen geeignet, als die Vorhaltung von Lagerräumen, Regalen und Aktenordnern. Zumal mit der weiter wachsenden Anzahl an originär elektronischer Informationen Lösungen gefunden werden müssen, die das Ausdrucken und abheften von E-Mails oder elektronisch erzeugten, versendeten und empfangenen Dokumenten überflüssig machen.
Ein digitales Archiv verbessert und beschleunigt, über die einfache und platzsparende Aufbewahrung hinaus, aber auch die Auffindbarkeit, Verfügbarkeit und Bereitstellung von Informationen.
Umstellung auf digitale Archivierung – Hinderungsgründe
Für die Mehrzahl der kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet die elektronische Aufbewahrung von Unterlagen aller Art deutliche Vorteile Grundsätzlich spricht also vieles dafür diese Form der Aufbewahrung zukünftig stärker zu nutzen.
Woran also liegt es, wenn Unternehmen dennoch weiterhin auf die Aufbewahrung in Papierform setzen?
Die 10 häufigsten Faktoren, die Unternehmen an einer Umstellung auf die vollständige elektronische Aufbewahrung hindern können:
- Organisatorische Abläufe müssten umgestellt werden.
- Archivierung in Papierform hat sich bewährt.
- Rechtliche Grundlagen und Buchführungsgrundsätze sind nicht bzw. nur teilweise verständlich.
- Zweifel an der Akzeptanz elektronischer Belege durch die Finanzverwaltung.
- Rechtsunsicherheiten bei der Archivierung von E-Mails.
- Bedenken wegen der Sicherheit und Zuverlässigkeit elektronischer Systeme.
- Anschaffungskosten eines elektronischen Archivierungssystems.
- Probleme bei Systemumstellungen werden erwartet.
- Unterlagen werden nur wenig oder teilweise in elektronischer Form empfangen.
- Laufende Kosten eines Archivierungssystems.
(Quelle: Bericht zu dem BMF-Projekt “Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken”)
Vorteile der elektronischen Aufbewahrung
Was aber, wenn das alles gar nicht so schlimm ist, wie es vielen Unternehmen auf den ersten Blick erscheint? Sehen wir uns doch mal an, welche Vorteile Unternehmen durch die elektronische Aufbewahrung sehen.
- Durch schnellen Datenzugriff, Zeit sparen
- Durch digitale Weiterverarbeitung, Zeit sparen
- Platz sparen und Raum schaffen
- Zugriff von verschiedenen Orten
- Material sparen
- Miete sparen
- Aktualität/Verfügbarkeit
- Transparenz/Dokumentation
- Sicherheit
- Durch die schnelle Ablage, Zeit sparen
- Personalkosten sparen
- Durch das schnelle Vernichten, Zeit sparen
(Quelle: Bericht zu dem BMF-Projekt “Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken”)
Da kann einem vor lauter sparen schon ganz schwindelig werden. Alles in Allem sind die Vorteile als solche sicherlich groß genug um die häufig befürchteten Nachteile auszugleichen.
Individuelle Workflows erhöhen die Akzeptanz
Sicherlich gilt es bei der Einführung eines Systems zur digitalen Archivierung neue Organisationsstrukturen zu schaffen und neue Prozesse einzuführen. Diese können mit StarFinder® durch optimierte und individuelle Workflows an die gewohnten Arbeitsabläufe angepasst werden. Dies erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern erheblich.
Rechtssicher elektronisch archivieren
Die digitale Archivierung von Belegen ist zulässig, sofern sie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Wenn Sie also Belege nicht mehr in Papierform aufbewahren möchten, benötigen Sie ein revisionssicheres Archivsystem wie beispielsweise StarFinder®.
Zusätzlich zur Nutzung einer geeigneten Archivierungslösung muss vom Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. In der Verfahrensdokumentation muss genau beschrieben sein, wie Sie ihre Dokumente und Belege erfassen, empfangen, verarbeiten, ausgegeben und aufbewahren. Ein entsprechendes Muster finden Sie beispielsweise beim Deutschen Steuerberaterverband.
Kosten senken durch digitale Archivierung
So sehr sich die Archivierung in Papierform auch bewährt hat, so kostenintensiv ist sie jedoch auch. Sie können davon ausgehen, dass sich die digitale Archivierung innerhalb eines halben Jahres in Ihrem Unternehmen lohnen wird. Und sie hilft dazu noch Kosten einzusparen.
Sicherheit und Datenschutz erhöhen
Sie haben Bedenken bezüglich der Sicherheit Ihrer Daten? StarFinder® gibt es als Komplettlösung inklusive Server und NAS. Das heißt, Sie haben die Möglichkeit alle Ihre Daten auf einem Server innerhalb Ihres Unternehmens zu archivieren. Der Zugriff von außen erfolgt über eine sichere VPN-Verbindung. Um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen, gibt es eine ausgefeilte Benutzerverwaltung. So sieht jeder nur das, was für ihn bestimmt ist.
DMS oder digitales Archiv mit DMS-Funktionen?
Bleiben noch die Kosten. Ganz ehrlich, natürlich können Sie sich ein Dokumentenmanagementsystem für mehrere 10.000 Euro anschaffen. Die Frage ist ob Sie das wirklich brauchen. Ich gebe da immer wieder das Pareto-Prinzip in Bezug auf Excel als Beispiel an. 80 Prozent der Verwender von Excel nutzen etwa 20% der gebotenen Möglichkeiten. Genau so ist es wenn Sie als KMU ein Dokumentenmanagementsystem der Extraklasse anschaffen. 80% der dort vorhandenen Anwendungsmöglichkeiten werden Sie nie nutzen.
80% der Dokumente in Ihrem Unternehmen werden Sie wahrscheinlich nur einmal verwenden und niemals wieder suchen. Ist es also wirklich notwendig alle Dokumente in einem aufwendigen Ablage-Workflow zu verwalten? Mit Ihrem digitalen Archiv bestimmen Sie welche Dokumente einfach archiviert werden und welche einen individuellen Workflow benötigen. Und unabhängig von der Art der Ablage finden Sie 100% der abgelegten Dokumente jederzeit wieder.
Mit StarFinder RZ bieten wir jetzt auch kleinen Unternehmen alle Vorteile der revisionssicheren Archivierung – ohne die Investition in einen eigenen Server.
StarFinder RZ verbindet ab sofort alle Vorteile eines digitalen Archivs mit den Möglichkeiten des Betriebs in einem deutschen Rechenzentrum. Und das zu günstigen Konditionen.
Überlassen Sie Installation, Wartung und Administration uns, und konzentrieren Sie sich auf Ihre eigenen Kernkompetenzen. Alle Ihre Daten werden sicher in einem deutschen Rechenzentrum für Sie archiviert und stehen Ihnen standortunabhängig zu jeder Zeit zur Verfügung.
Das digitale Archiv StarFinder enthält alles was Sie wirklich benötigen. StarFinder ist intuitiv bedienbar und bedarf daher keiner aufwendigen Schulung.
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