Mittelstandspresse
31.08.2026
Inventur Software, Inventur App und Mietgeräte für eine skalierbare Inventur im Einzelhandel
Wie Filialunternehmen im Omnichannel-Handel Personal, Zählbereiche und Mietgeräte zentral für die Stichtagsinventur koordinieren
Düsseldorf, 31.08.2026 (PresseBox) - Die Stichtagsinventur stellt Filialunternehmen jedes Jahr vor dieselbe operative Frage: Wie lässt sich der gesamte Bestand zuverlässig erfassen, wenn nur das regulär verfügbare Personal eingesetzt werden kann? Gerade im filialisierten und omnichannel geprägten Einzelhandel läuft das Tagesgeschäft weiter. Mitarbeitende werden im Verkauf, bei Click & Collect, im Wareneingang oder für Kundenanfragen benötigt. Gleichzeitig müssen Verkaufsfläche, Lager, Nebenräume und gegebenenfalls Außenlager vollständig und nachvollziehbar gezählt werden.
Entscheidend ist deshalb weniger, möglichst viele Personen einzuplanen, sondern die vorhandene Mannschaft so zu organisieren, dass Zählbereiche, Geräte und Datenflüsse eindeutig gesteuert werden. Genau hier liegt der Vorteil einer digitalen Inventur im Einzelhandel mit Inventur App, zentraler Inventur Software und flexibel bereitgestellten Inventur Scannern.
Zählbereiche statt zusätzlicher Personalreserve
Bei einer klassischen Inventur mit Papierlisten entsteht schnell Koordinationsaufwand. Bereiche werden doppelt gezählt, andere bleiben offen, Rückfragen laufen telefonisch zusammen und der tatsächliche Fortschritt ist für die Inventurleitung erst spät sichtbar. Bei mehreren Filialen vervielfacht sich dieses Problem.
Eine digitale Lösung kann die Verkaufs- und Lagerflächen in definierte Zählbereiche gliedern und diese den verfügbaren Mitarbeitenden oder MDE-Geräten zuordnen. Im COSYS WebDesk lassen sich Zähllisten und Aufträge zentral vorbereiten und anschließend auf mobile Geräte übertragen. Die Erfassung erfolgt direkt in der Inventur App; erledigte Bereiche und Bewegungsdaten werden anschließend wieder zentral zusammengeführt. Dadurch kann die Inventurleitung schneller erkennen, wo noch Kapazität fehlt und wo Mitarbeitende bereits frei werden.
KI-generierte Inventurbereiche können diese Planung zusätzlich unterstützen. Statt Zonen nur nach Fläche zu schneiden, lässt sich die Aufgabenverteilung so strukturieren, dass verfügbare Zählkapazität gezielter eingesetzt wird. Für Filialunternehmen ist das besonders interessant, weil nicht jeder Standort dieselbe Personalstärke, Sortimentstiefe oder Lagerstruktur besitzt.
Inventur Scanner mieten und Hardware bedarfsgerecht skalieren
Ein zweiter Engpass ist häufig die Hardware. Für den normalen Filialbetrieb reichen wenige mobile Geräte aus; am Inventurtag werden jedoch deutlich mehr Scanner gleichzeitig benötigt. Eine eigene große Geräteflotte nur für wenige Einsatztage bindet Kapital und verursacht Aufwand für Lagerung, Updates, Akkupflege und Administration.
Mietgeräte lösen dieses Skalierungsproblem. COSYS stellt MDE-Geräte unter anderem von Zebra, Honeywell und Datalogic für kurzfristige oder längere Einsätze bereit. Welche Hardware sinnvoll ist, hängt vom Zählprozess ab: Auf der Verkaufsfläche sind kompakte, ergonomische Geräte mit schneller 2D-Barcoderfassung wichtig, während in größeren Lagerbereichen Scanreichweite und robuste Bauweise stärker ins Gewicht fallen.
Für filialübergreifende Inventuren ist zudem eine einheitliche Konfiguration entscheidend. Über COSYS MDM können Apps, WLAN-Zugänge, Gerätegruppen und Kioskmodi zentral verteilt werden. Dadurch erhalten Mitarbeitende ein standardisiertes Arbeitsgerät, statt sich am Inventurtag mit unterschiedlichen Einstellungen oder Installationen beschäftigen zu müssen.
Zentrale Transparenz reduziert Nachzählungen und Leerlauf
Die wirtschaftliche Wirkung entsteht vor allem durch weniger Reibungsverluste. Wenn die Inventurleitung im WebDesk sieht, welche Bereiche offen, abgeschlossen oder kontrollbedürftig sind, lassen sich Mitarbeitende gezielt umverteilen. Nachzählungen können dort angesetzt werden, wo Abweichungen oder ungewöhnliche Erfassungsmuster auftreten, anstatt ganze Bereiche vorsorglich erneut zu zählen.
Zusätzlich können Prozessdaten nach der Inventur ausgewertet werden. COSYS Prozessdatenanalyse und Business Intelligence machen beispielsweise sichtbar, welche Bereiche besonders lange dauerten, wo Geräte stärker ausgelastet waren oder an welchen Stellen wiederholt Korrekturen entstanden. Solche Erkenntnisse helfen, die nächste Stichtagsinventur mit realistischeren Zählbereichen und einer passenderen Geräteverteilung vorzubereiten. KI-gestützte Analysen können dabei Muster und Auffälligkeiten in den operativen Daten schneller sichtbar machen.
Inventur im Einzelhandel als steuerbarer Prozess
Für Retailer mit mehreren Filialen ist eine Inventur damit nicht mehr ausschließlich eine Frage zusätzlicher Köpfe. Wenn Aufgaben digital verteilt, Scanner flexibel gemietet und Fortschritte zentral überwacht werden, kann auch das vorhandene Personal strukturiert eingesetzt werden. Die Verbindung aus Inventur App, Inventur Software, MDE-Mietflotte, MDM, WebDesk sowie Prozessdatenanalyse schafft dabei einen durchgängigen Ablauf von der Vorbereitung bis zur Nachkontrolle.
Praxistipp: Planen Sie zuerst Zählkapazität, nicht Mitarbeiterzahl
Teilen Sie jede Filiale vor dem Stichtag in klar begrenzte Bereiche und ordnen Sie jedem Bereich ein Gerät sowie eine verantwortliche Person zu. Reservieren Sie zusätzlich einige Mitarbeiter und Mietgeräte als flexible Springer. So lassen sich Verzögerungen in komplexen Zonen ausgleichen, ohne den gesamten Inventurplan umzubauen. Entscheidend ist, dass offene Bereiche zentral sichtbar bleiben und freie Kapazitäten sofort dorthin verschoben werden können, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
Sie möchten Bestände, Aufträge und Aufgaben über mehrere Filialen hinweg zentral steuern? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Retail Management Software, ERP-Anbindung, Task Management und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.
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Über Cosys Ident GmbH:
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Inventursoftware, Inventur-App und gemietete MDE-Geräte im Einzelhandel
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