Mittelstandspresse
12.06.2026
Digitale Personalakte 2027: Weshalb Unternehmen jetzt gefordert sind
Warum die digitale Personalakte schon heute zur strategischen Pflicht wird – und welche Schritte Unternehmen jetzt einleiten sollten.
Ankum, 12.06.2026 (PresseBox) - Die digitale Personalakte wird für Unternehmen in den kommenden Jahren zunehmend unverzichtbar. Neue gesetzliche Anforderungen, die elektronische Betriebsprüfung und steigende Erwartungen der Mitarbeitenden an digitale HR-Prozesse machen deutlich: Wer Personalakten frühzeitig digitalisiert, schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern stellt auch die Weichen für eine rechtssichere und zukunftsfähige Personalarbeit. Dieser Artikel zeigt, warum das Thema ab 2027 besonders relevant wird und worauf Unternehmen jetzt achten sollten.
Warum wird die digitale Personalakte ab 2027 besonders wichtig?
Die rechtlichen Anforderungen an Arbeitgeber steigen kontinuierlich. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende digitale Prozesse, mobile Verfügbarkeit und schnelle Bearbeitungszeiten. Besonders relevant wird die Digitalisierung durch die Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und die zunehmende elektronische Betriebsprüfung (euBP). Unternehmen müssen sicherstellen, dass relevante Entgeltunterlagen digital verfügbar, nachvollziehbar archiviert und bei Prüfungen elektronisch bereitgestellt werden können. Die Digitalisierung der Personalakte wird dadurch nicht nur zum Effizienzthema, sondern zu einem wesentlichen Bestandteil einer rechtskonformen HR-Organisation.
Digitale Personalakte: Mehr als ein digitales Archiv
Eine digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierakte und bündelt sämtliche mitarbeiterbezogenen Dokumente an einem zentralen Ort.
Dazu gehören beispielsweise:
Arbeitsverträge
Vertragsänderungen
Entgeltabrechnungen
Arbeitszeitnachweise
Krankmeldungen
Sozialversicherungsnachweise
Zeugnisse
Weiterbildungsnachweise
Dokumente zur betrieblichen Altersversorgung
Bescheinigungen von Behörden und Sozialversicherungsträgern
Moderne Systeme ermöglichen dabei weit mehr als die reine Dokumentenablage. Sie automatisieren Prozesse, unterstützen digitale Signaturen, vereinfachen Betriebsprüfungen und schaffen eine durchgängige Verbindung zwischen HR, Payroll und Dokumentenmanagement.
Digitale Personalakte 2027: Welche Anforderungen gelten?
Die rechtlichen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus:
28f Sozialgesetzbuch IV (SGB IV)
8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)
den Vorgaben zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP)
der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Arbeitgeber sind verpflichtet, sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen vollständig, nachvollziehbar und prüfungssicher vorzuhalten.
Bereits seit 2022 müssen zahlreiche Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch geführt werden. Unternehmen konnten bislang unter bestimmten Voraussetzungen eine Befreiung beantragen.
Diese Übergangsregelung endet jedoch am 31. Dezember 2026.
Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung relevanter Entgeltunterlagen zum Regelfall. Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen, um ihre Systeme, Prozesse und Archivierungskonzepte entsprechend anzupassen.
Welche Entgeltunterlagen sind betroffen?
Zu den relevanten Entgeltunterlagen gehören insbesondere Dokumente, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen erforderlich sind.
Dazu zählen unter anderem:
Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen
Nachweise über Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht
Befreiungen von der Rentenversicherungspflicht
Arbeitszeitnachweise
Nachweise zu Minijobs
Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudierenden
Nachweise zu Mutterschutz und Elternzeit
Entgeltabrechnungen
Unterlagen über Zuschläge und Sonderzahlungen
Diese Dokumente müssen jederzeit vollständig und kurzfristig verfügbar sein – insbesondere im Rahmen von Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung.
Elektronische Betriebsprüfung (euBP): Warum digitale
Prozesse unverzichtbar werden
Die elektronische Betriebsprüfung verfolgt das Ziel, Prüfungsprozesse effizienter und digitaler zu gestalten.
Prüfungsrelevante Entgeltdaten und Nachweise werden zunehmend elektronisch bereitgestellt und verarbeitet. Unternehmen profitieren von schnelleren Prüfungen und geringeren Verwaltungsaufwänden.
Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Qualität und Verfügbarkeit der Daten.
Papierakten, dezentrale Dateiablagen oder manuelle Archivierungsprozesse erschweren die Zusammenarbeit mit Prüfern und erhöhen den Aufwand für HR- und Payroll-Abteilungen erheblich.
Eine digitale Personalakte schafft hier die notwendige Grundlage für strukturierte, transparente und prüfungssichere Prozesse.
Technische Anforderungen an eine digitale Personalakte
Eine digitale Personalakte muss deutlich mehr leisten als die Speicherung von Dokumenten in einem Dateisystem. Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Software auf folgende Kriterien achten.
Revisionssichere Archivierung
Dokumente müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden.
Änderungen und Zugriffe sollten jederzeit dokumentiert werden, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
Rollen- und Berechtigungskonzepte
Personalakten enthalten besonders schützenswerte Daten. Eine professionelle Lösung ermöglicht die differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten und stellt sicher, dass Mitarbeitende ausschließlich auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
DSGVO-konforme Datensicherheit
Eine moderne digitale Personalakte sollte folgende Sicherheitsmechanismen unterstützen:
verschlüsselte Datenspeicherung
verschlüsselte Datenübertragung
Protokollierung von Zugriffen
Mehr-Faktor-Authentifizierung
automatisierte Löschfristen
Datenschutz- und Berechtigungskonzepte
Integration in HR- und Payroll-Systeme
Der größte Nutzen entsteht, wenn die Personalakte nahtlos mit anderen HR-Systemen verbunden ist. Automatisierte Datenflüsse reduzieren manuelle Tätigkeiten und minimieren Fehlerquellen.
Workflow-Automatisierung
Digitale Personalakten sollten Freigaben, Erinnerungen und Dokumentenprozesse automatisieren. Dadurch werden Routineaufgaben reduziert und Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt.
Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit
Unternehmen sollten darauf achten, dass die Lösung zukünftige gesetzliche Anforderungen abbilden kann und flexibel mit dem Unternehmen wächst.
Digitale Signatur: Der nächste Schritt zur papierlosen HR-Abteilung
Die Digitalisierung endet nicht bei der elektronischen Archivierung. Auch Vertrags- und Freigabeprozesse werden zunehmend digital durchgeführt. Eine moderne digitale Personalakte sollte deshalb elektronische Signaturen unterstützen und nahtlos in bestehende Prozesse integrieren. Besonders relevant ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Sie erfüllt die Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung und besitzt die höchste rechtliche Beweiskraft unter den elektronischen Signaturarten.
Unternehmen profitieren dadurch von:
schnelleren Vertragsabschlüssen
digitalem Onboarding
papierlosen Freigabeprozessen
reduzierten Archivierungskosten
höherer Prozessgeschwindigkeit
Die Kombination aus digitaler Personalakte und digitaler Signatur schafft vollständig digitale HR-Prozesse ohne Medienbrüche.
Risiken bei fehlender Digitalisierung
Unternehmen, die ihre Personal- und Entgeltunterlagen weiterhin überwiegend papierbasiert verwalten, setzen sich zunehmenden Risiken aus.
Hierzu gehören:
hoher Verwaltungsaufwand
längere Such- und Bearbeitungszeiten
erschwerte Betriebsprüfungen
höhere Fehleranfälligkeit
steigende Archivierungskosten
Compliance-Risiken bei Datenschutz und Dokumentation
Mit Blick auf die gesetzlichen Entwicklungen werden diese Herausforderungen in den kommenden Jahren weiter zunehmen.
Warum sich die digitale Personalakte wirtschaftlich lohnt
Neben den regulatorischen Anforderungen sprechen auch wirtschaftliche Gründe für die Digitalisierung.
HR-Abteilungen profitieren von:
schnelleren Auskunftsprozessen
reduzierten Suchzeiten
geringeren Papier- und Archivierungskosten
automatisierten Workflows
effizienteren Freigabeprozessen
höherer Transparenz
Gleichzeitig verbessert sich die Employee Experience durch moderne und digitale HR-Prozesse.
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