Mittelstandspresse
19.10.2021
Prozesssichere Warenauslieferung mit COSYS Transport Management Software
Beladung und Entladung mit MDE Geräten und TMS Software scannen
Kassel, 19.10.2021 (PresseBox) - Viele Großhändler beliefern Ihre Kunden mit eigener Lkw Flotte und eigenen Fahrern. So stellen Sie eine enge Verbindung zum Kunden sicher, kennen die Gegebenheiten und Bedürfnisse vor Ort. Vor allem aber haben Sie die komplette Auslieferung selbst in der Hand uns sind so auch für Schwund oder Fehllieferungen verantwortlich.
Einer der häufigsten Fälle ist, dass die Waren weg sind. Oft liegen Abstellgenehmigungen vor, sodass die Ware einfach abgestellt wird. Ist diese dann nicht mehr auffindbar, bleibt oft nur die Schuldfrage.
Diese und weitere Fälle von Intransparenz gilt es unbedingt zu vermeiden. Doch wie ist das zu schaffen und leistbar?
TMS in Kombination mit ERP System
Das zentrale Arbeitsmittel bei der Belieferung ist für die Fahrer der gedruckte Lieferschein aus dem ERP-System wie beispielsweise Sangross, eNVenta (Nissen & Velten) oder SAP. Jeden Tag sind so mehrere Fahrzeuge zu den Kunden unterwegs.
Durch eine Digitalisierung der Lieferscheindaten und die Implementierung eines neuen Prozesses, der den Fahrern diese Daten des Lieferscheins zur Verfügung zu stellt, schafft die COSYS Transport Management Software Klarheit und Transparenz.
Die COSYS Transport Management Software lässt sich dank standardisierten und kundenspezifisch erweiterbaren Schnittstellenmodulen einfach in Ihre bestehende Systemlandschaft (Cloud oder On Premise) integrieren. Beim Druck des Lieferscheins werden somit automatisch auch alle relevanten Transportdaten für das COSYS System bereitgestellt. Diese können von den Fahrern auf MDE Geräten eingesehen und bearbeitet werden.
1. Vorbereitung
Auf dem MDE Gerät authentifiziert sich der Fahrer durch die mit einem Passwort geschützte Anmeldung. Nun kann er die zu ladende Tour eingeben oder scannen, wodurch ihm sämtliche tagesaktuelle Lieferscheine mit den dazugehörigen Daten für die ausgewählte Tour angezeigt werden.
Die wichtigsten Funktionen der Vorbereitung zusammengefasst:
passwortgeschützte Anmeldung
Auswahl der Tour
Anzeige aller Daten der tagesaktuellen Lieferscheine
2. Beladung
Der Fahrer wählt den ersten Tourstopp auf der Tour für die Verladung aus und scannt die Packstücknummern des ersten zu verladenen Packstücks oder Collis. Gehören weitere Packstücke zu diesem Lieferschein, sind diese ebenfalls auf dem MDE Gerät in der COSYS App mit Packstücknummer und Packstückart angezeigt. Hierbei ist eine Unterteilung der Packstücke pro Kunde und Anlieferadresse möglich. Alle Lieferscheine werden für eine Lieferadresse gesammelt angezeigt.
Sobald der Fahrer ein entsprechendes Packstück scannt, wird es auf der MDE Anzeige grün markiert. Nicht bearbeitete Packstücke sind rot dargestellt.
Scannt der Mitarbeiter ein falsches Packstück, welches beispielsweise zu einer anderen Tour gehört oder dessen Lieferdatum in der Zukunft liegt, erscheint ein optisches und akustisches Warnsignal, welches der Mitarbeiter bestätigen muss.
Durch die Verdichtungs- und Split-Funktionen können einzelne Packstücke zu ganzen Sendungen verdichtet werden, inkl. Verladehilfsmittel-Nummer des Ladungsträgers. Anderenfalls werden Packstücke aufgeteilt, um beispielsweise die Sortierung im Lkw zu optimieren oder Gewichte aufzuteilen.
Sollten mehrere Sendungen mal nicht auf den Lkw passen, macht es die Funktion zum Umtouren leicht, diese auf andere Fahrer und Touren aufzuteilen. Das Umbuchen von Packstücken kann passwortgeschützt konfiguriert werden, sodass zunächst der Lager- oder Dispositionsleiter die Freigabe dafür erteilen muss. Die veränderten Tour-Daten werden einfach im System synchronisiert.
Der Abschluss der Verladung wird durch den Mitarbeiter bestätigt. Sollten noch nicht alle Packstücke der Tour verladen sein, erscheint ebenfalls ein Warnhinweis mit den Daten der noch nicht verladenen Waren. Diese müssen bestätigt bzw. nachbearbeitet werden.
Durch die Fotofunktion können Beschädigungen direkt mit dem MDE Gerät dokumentiert werden, sollten diese der Grund für eine Verladedifferenz sein.
Die wichtigsten Funktionen der Beladung zusammengefasst:
Scannen der bereitgestellten Packstücke
Fotofunktion zur Schadensdokumentation
Verdichtung und Splitten von Packstücken
Umbuchen von einzelnen Sendungen auf eine andere Tour
Dokumentation von Verladedifferenzen
3. Entladung
Die Anzeigereihenfolge der Anlieferungs-Tourstopps ist auf dem MDE Gerät analog den generierten Ladelisten aus dem ERP-System, der vorgeschalteten Tourenplanung oder der vordefinierten Rahmentouren im COSYS System.
Der Fahrer fährt den auf dem MDE Gerät angezeigten nächsten Kunden an oder wählt einen Kunden frei aus. Es werden ihm nun alle zu diesem Kunden gehörigen Packstücke für die Auslieferung mit sämtlichen Daten angezeigt.
Über die Kundendetails erhält der Fahrer alle wichtigen Informationen zur Anlieferung. Dazu gehören auch Ablieferhinweise, Abstellgenehmigungen, Depot-Codes oder Ansprechpartner beim Kunden (inkl. Telefonnummer, die direkt über das MDE Gerät gewählt werden kann). Mithilfe der Lieferadresse kann zudem zur angezeigten Anschrift navigiert werden. Die COSYS App kann nahezu jede Routen- und Navigationssoftware ansteuern.
Der Fahrer scannt bei der Auslieferung jedes einzelne Packstück analog der Verladung. Sobald ein Packstück korrekt gescannt ist, wird es grün markiert.
Wird jedoch ein falsches Packstück gescannt, verhält es sich wie bei der Beladung und der Fahrer erhält einen Warnhinweis, den er bestätigen muss.
Sobald dem Kunden alle Packstücke übergeben werden oder der Fahrer die Waren ordnungsgemäß in die Filiale oder das Depot gescannt hat (Filial- oder Depotcode möglich), bestätigt der Mitarbeiter den abgeschlossenen Entladevorgang.
Anschließend ist es problemlos möglich, bereitgestellte Retouren mit der Software dokumentiert zurückzunehmen oder Lademittel (wie Paletten, Container, Behälter) zu erfassen.
Der Kunde quittiert den Erhalt seiner Ware mit seiner Unterschrift. Bei kontaktlosen Zustellungen dient die Fotodokumentation dazu, die abgestellten Packstücke zu fotodokumentieren.
Durch diese Transaktionen werden der Zeitpunkt (Datum & Uhrzeit) sowie die geografischen Koordinaten für eine digitale Karte protokolliert. Die erfassten Fotos werden automatisch zum Entladeprotokoll zugeordnet. Dieses kann automatisch als PDF-Beleg per E-Mail an den Kunden versendet werden.
Die wichtigsten Funktionen der Entladung zusammengefasst:
Anzeige von Kundendetails
Navigation zur nächsten Lieferadresse
Scannen der Sendungen/Packstücke aus der Verladung
kontaktlose Zustellung und Abstellen oder Unterschriftenerfassung
Dokumentation von Annahmeverweigerungen
Scannen oder manuelle Erfassung von Retouren & Lademitteln
Fotodokumentation
Erfassung der GPS-Koordinaten
automatische Erstellung eines Entladeprotokolls
Web-Portal
Über das Web-Portal COSYS WebDesk, welches als Erweiterung zu Ihrem ERP- oder Logistiksystem genutzt werden kann, können sich Ihre Mitarbeiter alle Details zu einer Tour und einem Packstück anzeigen lassen.
Zudem werden alle MDE Benutzer sowie deren Rechte und Rollen in der Administration verwaltet.
Der COSYS WebDesk kann die Logistik, Disposition, den Vertrieb, Kundenservice oder das Controlling dabei unterstützen, Auskunft über den aktuellen Status einer Sendung zu geben oder Unregelmäßigkeiten und Reklamationsanfragen nachzuvollziehen.
Zudem bietet der COSYS WebDesk Ihnen die Möglichkeit, Touren neu zu planen, Touren zu optimieren, Umbuchungen vorzunehmen oder den Lademittelbestand in der Lademittelverwaltung einzusehen.
Alle täglichen Ablieferungen werden mit erfasster Position des Fahrers auf einer digitalen Landkarte angezeigt, sodass jederzeit der Verbleib der Ware nachvollzogen werden kann.
Verschiedene Auswertungsfunktionen helfen dabei, über einen frei zu definierenden Zeithorizont Rückschlüsse auf Unregelmäßigkeiten oder Volumina zu schließen.
Alle Entladeprotokolle und digitalen Ablieferbelege werden automatisch bereitgestellt und können so beispielsweise in einem Dokumenten-Management-System weiter verarbeitet werden.
Die wichtigsten Funktionen des Web-Portals zusammengefasst:
Anzeige von Administrations-, Stamm- und Bewegungsdaten
Auskunft über Touren und Packstücke
Lademittelkontierung und Palettenkonten
digitale Landkarte für Abliefernachweise
Auswertungsfunktionen
Export aller Transportbelege
Zusammenfassung und weitere Details
Durch die Digitalisierung Ihrer Warenauslieferung werden Schwund und Unklarheiten bei der Zustellung auf ein Minimum reduziert. Zudem sparen Sie Zeit und Geld durch optimierte Transportprozesse. Sie entlasten Ihre Mitarbeiter und Fahrer nachhaltig durch intuitiv zu bedienende Software, die schnelleres, sicheres Arbeiten ermöglicht. Ihre Kunden freuen sich über besseren Kundenservice, kurze Lieferzeiten und Transparenz, wodurch Sie sich einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Steigen auch Sie um und nutzen Sie COSYS Transport Management Software für die Verlade- und Ablieferscannung! Wir beraten Sie gern. Schreiben Sie uns per E-Mail an vertrieb@cosys.de, per Kontaktformular oder fragen Sie telefonisch nach unter +49 5062 9000.
Nutzen Sie noch heute unsere Pre-Sales Services für beispielsweise unverbindliche Online-Präsentationen oder Tests unserer Software.
Ansprechpartner
Vertrieb
+49 (5062) 900-0
Über Cosys Ident GmbH:
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
- Mehr Infos zu dieser Meldung unter www.pressebox.de
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