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13.11.2017 - Fachartikel - Software
Wissen sichern – Der digitale Schatz im Unternehmen
Wie Sie Wissen im Unternehmen langfristig sichern
Informationen und Wissen vermehren sich schnell, Personal wechselt immer häufiger und die Unternehmen werden größer, verzweigter und meistens auch unübersichtlicher. Viele Unternehmen sitzen auf einem wahren Schatz von Informationen, wissen ihn jedoch nicht zu managen und zu nutzen. „Wissen zu managen ist ebenso wichtig, wie Finanzen zu managen“, sagte einst Prof. Hans-Jörg Bullinger, Präsident der Fraunhofer-Gesellschaft.
Dazu redet alle Welt über die Digitalisierung der Lebens- und Arbeitswelt. Finden Sie Ihren digitalen Schatz und heben Sie ihn für Ihre Mitarbeiter.
Der digitale Schatz
Häufig sind Informationen im ganzen Unternehmen verteilt. Sie liegen in Archivräumen, in Ordnern, in Akten, auf Schreibtischen, in Laufwerken, in E-Mail-Postfächern oder auf dem persönlichen Desktop. Diese Insellösungen verbergen viel wertvolles Wissen, das verschollen bleibt, wenn es nicht auf Knopfdruck zur Verfügung steht. Suchen kostet Zeit, Nerven, Mitarbeiter und viel Geld.
Es gilt daher, alle Informationen im Unternehmen zentral und sicher zu archivieren, bequem durchsuchbar zu machen und interne Prozesse zu automatisieren. So wird das Wissen effizient nutzbar. Die Basis für diese Verfügbarkeit sind elektronische Dokumente.
Befreien Sie E-Mails aus dem Posteingang
Auf einem Computer sammeln sich in einer Woche hunderte E-Mails. Im Extremfall wird täglich diese hohe Anzahl an elektronischer Post empfangen. Viele dieser E-Mails schlummern meistens friedlich in den Posteingängen der Mitarbeiter vor sich hin.
Benötigt ein Kollege eine Information aus der E-Mail, wird sie zuerst mühsam gesucht und anschließend an alle möglichen Empfänger weitergeleitet. So wandern und liegen eine Menge an E-Mails im Unternehmen rum und verbrauchen immer mehr Speicherplatz. Ist ein Kollege im Urlaub oder gar nicht mehr im Unternehmen tätig, sind seine E-Mails nicht mehr erreichbar und kostbares Wissen geht verloren.
Eine zentrale, übersichtliche, durchsuchbare und rechtssichere Archivierung aller E-Mails schafft Zugang zu diesen Informationen und ermöglicht Mitarbeitern, den benötigten Zugriff.
Wissen langfristig sichern
In einem digitalen Archiv werden alle Dokumente, E-Mails und Dateien erfasst, gesichert und verteilt, die täglich im Unternehmen produziert werden und auf unterschiedlichsten Kanälen im Unternehmen eintreffen.
Zusätzlich bildet das digitale Archiv die optimale Grundlage, um gemeinsam an Projekten und Prozessen zu arbeiten und Wissen zu speichern, zu teilen und weiterzuentwickeln. Die Verwendung elektronischer Akten vereinfacht das gemeinsame Arbeiten enorm. Alle notwendigen Informationen stehen zentral und transparent zur Verfügung. Mitarbeiter, die auf diese Dokumente zugreifen können, haben die Möglichkeit sich eine Meinung zu bilden und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten einzubringen und zu teilen – z. B. über praktische Notizfunktionen.
Mit dieser transparenten Form des Informations- und Wissensmanagements bieten Sie allen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Kompetenzen voll auszunutzen.
StarFinder® bietet, für Unternehmen jeder Größe, einen individuellen und kostengünstigen Einstieg in die digitale Archivierung und kann jederzeit an wachsende Bedürfnisse angepasst werden.
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