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26.10.2016 - Fachartikel - Beruf / Bildung / Jobs
Tipps: Digitale Archivierung leicht gemacht
Wenn Sie alle Dokumente digital ablegen, sind platzraubende Aktenschränken überflüssig
Nie mehr Papierkrieg: Wenn Sie alle Dokumente digital ablegen, sind platzraubende Aktenschränken überflüssig. Das spart Raum, Geld und dazu noch Zeit. Der Trend geht Richtung papierloses Büro und nicht ohne Grund.
Der Kampf mit den Akten
Sicher kennen Sie den nervenaufreibenden Kampf mit den Akten. Viele Archive können gar nicht so schnell gepflegt werden, wie neue Unterlagen ins Unternehmen kommen. Papierberge füllen die Schreibtische der Mitarbeiter und Informationen können nicht mehr überblickt werden.
Aber bereits in zahlreichen Unternehmen und Behörden wandern Dokumente nicht mehr in Aktenschränke oder auf den Schreibtisch, sondern direkt vom Scanner ins digitale Archiv.
Wenn Sie im Papierkrieg als Sieger hervorgehen möchten, setzen sie auf die digitale Archivierung. Dokumente scannen und organisieren ist mit einem digitalen Archivierungssystem und einigen Tipps ganz leicht:
- Ein Scanner mit Vorlageneinzug:
Statt jede Seite einzeln einzulegen, kann hiermit ein ganzer Stapel eingescannt werden. Unser Tipp: Passend zum StarFinder® DIGITAL ARCHIV gibt es den optimalen Scanner Plustek PS456U – informieren Sie sich! - Scannen mit dem Smartphone:
Mit der App „Evernote“ lassen sich schnell und bequem Dokumente wie z. B. Quittungen scannen. - Speicherplatz sparen:
Eine Auflösung von 150 bis 300dpi reicht zur guten Lesbarkeit, möglichst schwarz-weiß und im PDF/A-Format. - Überblick behalten:
Wählen Sie ein sinnvolles Ordnungssystem so garantieren Sie auch nach Jahren einen schnellen Zugriff.
Das digitale Archiv sorgt für…
- Ordnungsmäßigkeit
Jedes Dokument wird nach Maßgabe der rechtlichen und organisatorischen Anforderungen aufbewahrt. - Vollständigkeit
Alle Dokumente finden den Weg ins Archiv/sind im Archiv auffindbar. - Unveränderlichkeit
Jedes Dokument ist identisch mit dem Original und nicht veränderbar. - Zeitnahe Verarbeitung
Frühestmögliche, organisatorische Archivierung. - Sicherheit
Nur von entsprechend berechtigten Benutzern einsehbar. - Verlustsicherheit
Jedes Dokument wird wieder gefunden & ist reproduzierbar. - Fristsicherheit
Löschung von Dokumenten erst nach der Aufbewahrungsfrist. - Prüfbarkeit
Prozesse, Verfahren und Dokumente können von Dritten geprüft werden. - Zukunftssicherheit
Migration und Anpassung sind möglich.
Alle Ihre Dokumente verwalten Sie in einem digitalen Archiv aber nicht zum reinen Eigennutz. Sie sind vom Gesetzgeber dazu verpflichtet, bestimmte Dokumente korrekt zu archivieren und jeder Zeit verfügbar zu machen. Spätestens, wenn der Betriebsprüfer vor der Tür steht.
StarFinder® unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Archivierungspflichten: Das einzigartige DIGITAL ARCHIV ist intuitiv bedienbar, GoBD 2015-konform und TÜV-zertifiziert. Führen Sie jetzt ein digitales Archiv ein und genießen Sie die Vorteile!
