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19.10.2016 - Fachartikel - Beruf / Bildung / Jobs
E-Invoicing: Rechnungen ohne Papier? Geht auch!
Alle sprechen über die „e-Rechnung“ bzw. „e-Invoicing“.
Was sind die Vorteile, die eine elektronische Rechnungsstellung mit sich bringt? Mit der Entscheidung zur Digitalisierung und der Umstellung auf einen papierlosen Rechnungs-Workflow kann erheblich viel Zeit und Geld gespart werden.
Einsparpotenzial durch elektronische Rechnungen
Allein in Deutschland werden ca. 32 Milliarden Rechnungen pro Jahr ausgetauscht, größtenteils noch auf Papier. Das soll sich ändern. Die EU-Kommission sieht vor, E-Invoicing bis 2020 als vorherrschende Fakturierungsmethode zu etablieren. Sie schätzt die Einsparungen für Unternehmen in der EU durch eine elektronische Rechnungsbearbeitung auf 64,5 Milliarden Euro pro Jahr (computerwoche.de).
Nach einer Studie des eBusiness-Lotsen Ostbayern, die das Forschungsinstitut ibi research im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) durchgeführt hat, nutzen Unternehmen eine Vielzahl an Übertragungswegen für den Rechnungsversand.
77% der befragten Unternehmen gaben an, ihre Rechnungen auf Papier zu übermitteln. 57% versenden Rechnungen per E- Mail. Weitere Übertragungswege stellen Telefax und EDI (jeweils 9 Prozent) sowie Webportale (6 Prozent) dar. Die Studie ergab außerdem, dass bereits jede vierte erhaltene Rechnung in elektronischer Form vorliegt.
Handeln und sparen!
Obwohl die Vorteile deutlich auf der Hand liegen, zögern viele Unternehmen, den papierbasierten Rechnungsaustausch umzustellen. Die Studie ergab zudem, dass viele Firmen das Effizienzpotential noch nicht nutzen. Denn 69% der befragten Unternehmen drucken die Rechnung aus.
Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Elektronische Rechnungen müssen auch zwingend elektronisch archiviert werden. E-Mails mit Rechnungsanhang ebenfalls. Der Gesetzgeber schreibt auch das Datei-Format und Speichermedium vor.
Wie archiviere ich eine elektronische Rechnung?
Elektronische Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind – und das 10 Jahre lang. Erhalten Sie z. B. eine Rechnung als PDF-Datei, muss diese Datei im PDF-Format aufbewahrt werden. Ist die Rechnung textlich in einer E-Mail versendet worden, muss die E-Mail mit dem kompletten Rechnungstext archiviert werden. Zudem müssen elektronische Belege während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein.
Ist eine Rechnung in strukturierter und maschinell auswertbarer Form eingegangen, z.B. als EDI- Datei, müssen Sie sicherstellen, dass die Rechnungen während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt. Wenn die empfangene EDI-Datei in eine Bild- oder PDF-Datei umgewandelt und die EDI-Datei vernichtet wird, ist dies aus steuerrechtlicher Sicht nicht zulässig.
Auch bei einem Web-Download, wenn beispielsweise eine Telefonrechnung heruntergeladen wird, muss der Eingang dokumentiert werden.
Wo archiviere ich die elektronische Rechnung rechtssicher?
Ein zentrales, elektronisches Archivierungssystem, auf das Mitarbeiter nach einer bestimmten Rechtevergabe zugreifen können, ist die perfekte Lösung.
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