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16.06.2014 - Mittelstand/Industrie - Consumer Electronics

Jede Menge Holz sparen

Die Drehbank rotiert, die Späne fliegen

(Initiative Mittelstand)

Wenn ein Kundenauftrag bearbeitet wird, geht es in der Schreinerei Felderhoff schon mal heiß her. Bevor ein neues Möbel entsteht, müssen Skizzen von Hand erstellt und elektronisch ausgetauscht werden, Kundendetails und Maße aufgenommen und schnell wieder auffindbar abgelegt werden. Für eine aufwändige, papierlastige Büroverwaltung bleibt da keine Zeit. Die Schreinerei Felderhoff aus Wipperfürth hat sich deshalb einen cleveren Gehilfen geholt: Den Fujitsu Scanner fi-6110.

Meister Rolf Felderhoff ist stolz auf sein Unternehmen und dessen Tradition: „Wir entwerfen und planen Holz- und Kunststoffarbeiten nach Maß und setzen selbst die anspruchsvollsten Wünsche unserer Kunden zuverlässig in die Realität um.“ Neben Felderhoff selbst gehören drei Facharbeiter, zwei Mitarbeiter, zwei Auszubildende und eine Bürokraft zum Team. Noch vor ein paar Jahrzehnten verbrachte sein Vater, der Firmengründer Hans Felderhoff, die meiste Zeit selbst vor der Kreissäge, zimmerte, feilte und schliff. Der Arbeitsalltag des Sohnes sieht heute ganz anders aus. In der Werkstatt sorgt nun ein modernes CNC-Bearbeitungszentrum für reibungslose Abläufe und im Büro sind die Computer mittlerweile die wichtigsten Werkzeuge. Hier entwerfen die Holzexperten neue Designs, tauschen Details mit ihren Kunden aus und recherchieren nach Ausschreibungen. Das traditionsträchtige Handwerk hat sich zum modernen Servicegeschäft gewandelt, in dem immer mehr Informationen anfallen und effizient verwaltet werden müssen. Die richtigen Bürohelfer werden da zum A und O.

Das Ende der Papierberge

Viel Holz sind die Mitarbeiter der Schreinerei Felderhoff in ihrem Betrieb ja gewöhnt, doch die Papier- und Ordnerberge nahmen irgendwann überhand. Kein Wunder, denn die gängige Praxis in dem Holzbetrieb glich bisher einer Zettelwirtschaft: Sämtliche Architektenausschreibungen hatten die Angestellten beispielsweise immer kopiert und abgeheftet. Auch Skizzen wurden mehrfach kopiert, per Post an Kunden verschickt und zu den Akten gelegt.

In welchem Ordner sind die Maße der Kindergartensitzbank gelandet? Wo finde ich die ersten handschriftlichen Entwürfe des Regals für den Kunden Mayer? Was waren noch die speziellen Anforderungen der letzten Ausschreibung? Die Beantwortung dieser Fragen kostete das Schreinerei-Team nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Zwar besaß die Firma bereits einen Flachbettscanner, nur wurde dieser wegen seiner umständlichen Bedienung und des langsamen Scanvorgangs kaum genutzt. Gefragt war also eine neue Lösung, mit der jeder schnell und intuitiv arbeiten konnte und die zuverlässig funktionierte. Das Los fiel auf den Fujitsu Scanner fi-6110, einen der kleinsten, zugleich jedoch äußerst leistungsfähigen Dokumentenscanner für den Einzelarbeitsplatz.

Nach Erhalt installierte Self-Made-Mann Felderhoff den Scanner gleich selbst und war positiv überrascht: „Der Anschluss war kinderleicht, die Software selbsterklärend. Insgesamt brauchte ich gerade einmal 10 Minuten bis alles stand“. Seitdem ist das Gerät täglich in Gebrauch: Bis zu 150 Blatt scannt das Schreinerei-Team pro Woche, darunter unterschiedliche Formate. Ausschreibungen landen nun nicht mehr im Papierordner, sondern werden eingescannt und sind im virtuellen Architektenordner rasch wieder auffindbar. Skizzen verschicken die Schreiner nun direkt per Mail statt mit der Post an ihre Kunden. Die Vorteile dabei: Die Firma spart das Porto samt Postweg und die aufwändige Suche, die Kunden freuen sich über die schnellen Entwürfe.

Klein, schnell, praktisch: Von der Zettelwirtschaft zum digitalen Archivsystem

An der neuen Scanner-Lösung schätzt Felderhoff vor allem die höhere Produktivität im Vergleich zum alten Flachbettscanner. Als Duplex-Scanner besitzt der Fujitsu fi-6110 gleich zwei Kameras und kann so Vorder- und Rückseite eines Dokuments gleichzeitig erfassen. Die Durchlaufzeit liegt bei 20 Blättern pro Minute oder 40 Seiten im Duplex-Modus. So lassen sich auch größere Papierstapel einfach scannen. Eine Ladekapazität von 50 Blatt und bis zu 1.000 Dokumenten am Tag sind kein Problem für den kleinen Digitalisierer – auch wenn das die Felderhoff-Mitarbeiter in der Praxis noch nicht ausgetestet haben. Am Ende des Scanvorgangs erhält der Anwender effizient nutzbare elektronische Dateien typischerweise in einer Auflösung von 300 dpi, wahlweise in Graustufen oder Farbe. Und diese stehen damit am Anfang des Workflows: Scan-to-Process ist hier das Stichwort, welches eine nahtlose Übernahme von Papiervorlagen in elektronische Geschäftsprozesse bezeichnet. Dazu ist das Scanner-Paket mit moderner Software wie Adobe Acrobat Standard sowie ScandAll Pro ausgestattet. Die Auftragsunterlagen, Skizzen und handschriftlichen Notizen brauchen die Verantwortlichen in der Schreinerei dann nur noch in den jeweiligen digitalen Projektordner zu schieben, so dass alle Kollegen schnell und unkompliziert Zugriff darauf haben.

Der Schreinermeister möchte heute auf seinen Scanner nicht mehr verzichten und plant im Kopf schon die Expansion: „Wir benötigen weniger Zeit für Aktenablage, Suche und Steuerangelegenheiten und sparen Geld, indem wir mehr elektronisch verschicken können. Das Gerät ist so praktisch, dass ich noch einen zweiten am Arbeitsplatz gebrauchen könnte.“ Zudem hat der Scanner einen weiteren Vorteil: Die schwindenden Papierberge machen Platz für mehr Holz, das sich zu „echten“ Holzprodukten verarbeiten lässt, und damit für das eigentliche Geschäft der Firma. So kann die Schreinerei auch in Zukunft 'für alle Wünsche ihrer Kunden schnell eine Lösung finden'.

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