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20.02.2014 - Sicherheit - Software
Softwareunterstützung für den Datenschutzbeauftragten
In nahezu allen Bereichen unterstützen uns die unterschiedlichsten Computersysteme und begleiten uns bei der täglichen Arbeit
(Initiative Mittelstand) .
Jedes Jahr kommen leistungsfähigere Systeme hinzu. Solche Entwicklungen sind jedoch dem Arbeitsplatz des Datenschutzbeauftragten weitgehend fremd. Zwar verfügt der Datenschutzbeauftragte in der Regel über einen eigenen Computer mit all seinen Vorteilen, wie E-Mail, Internet und Textproduktion, über eine spezielle Softwareunterstützung für seine tägliche Arbeit verfügt er aber meistens nicht.
Softwaretools
Zwar gibt es für den Datenschutzbeauftragten auf dem Markt eine Reihe von Tools, die ihn bei bestimmten Aufgaben maschinell unterstützen; eine Software, mit der er interaktiv und kontinuierlich auf der Basis moderner Web-Technologien arbeiten kann, wird eher selten angeboten. So bieten viele Produkte umfangreiche Checklisten zu nahezu allen relevanten Themengebieten an. Je umfangreicher diese Checklisten aber werden, umso unhandlicher werden diese und bewirken oft das Gegenteil. Die Abarbeitung einer Checkliste durch bloßes Ankreuzen der „Ja“- und „Nein“-Felder kann zu einer Scheinsicherheit führen. Die Aufsichtbehörden geben sich bei ihrer Prüfung nämlich nicht mit einem angekreuzten „Ja“ zufrieden, sie hinterfragen das „Ja“, wodurch es gestützt wird. Solche Informationen fehlen meist, sie sind aber für die Bewertung der getroffenen Maßnahmen äußerst wichtig.
Funktionen eines Unterstützungstools
Dem Datenschutzbeauftragten fehlen automatisierte Hilfsmittel, die dokumentieren, durch welche Maßnahmen ein Prüfansatz erfüllt oder nicht erfüllt ist. Also eine Audit- und Dokumentationssoftware, in der beschrieben wird, auf welche Art und Weise ein Prüfkriterium erfüllt ist, welche Maßnahmen noch zu ergreifen sind, damit das Prüfkriterium erfüllt wird, wer für die Realisierung von davon betroffenen Maßnahmen verantwortlich ist und ob ein Prüfkriterium überhaupt relevant ist. Ein derartiges Tool ist eine unverzichtbare Hilfe für die Vorbereitung auf den Besuch der Aufsichtsbehörde. Mit ihm kann der Datenschutzbeauftragte ein internes Datenschutz-Audit durchführen, wie es in § 9a BDSG vorgeschlagen wird. Eine derartige Software wird so zum nützlichen Assistenten des Datenschutzbeauftragten, zumal Rückschlüsse auf dem Stand der Datenschutz- und IT-Sicherheit möglich sind.
Datenschutz Assistent
Ein Softwaresystem, das den gehobenen Ansprüchen des Datenschutzbeauftragten genügt, ist der „Datenschutz Assistent“, der seit 2013 auf dem Markt ist, und für verantwortliche Stellen, die dem BDSG, BayDSG und LDSG-BW unterliegen, verfügbar ist. Besonders wertvoll sind z.B. die umfangreichen Prüfansätze für Krankenhäuser. Dieses Audit- und Dokumentationstool wird von der Datenschutz Schmidt GmbH & Co. KG , Aussiger Straße 8, 91207 Lauf angeboten (www.datenschutzassistent.de ).
Das System ist interaktiv bearbeitbar und unterstützt die Revisionsfähigkeit, so dass der Werdegang der Dokumentation erkennbar wird. Jährliche Updates sind vorgesehen.
© Dr. Horst G. Abel, Mitherausgeber der Software „Datenschutz Assistent“
